Uma empresa possui inúmeras responsabilidades e obrigações para se manter operando de maneira sólida e produtiva. Há algum tempo, as empresas só lidavam com contratações e demandas de pessoal internamente. Atualmente, esse modelo de contratação perdeu forças. As chamadas facilities, termo em inglês que se traduz (livremente) por instalações e recursos de apoio ao trabalho, chegou para mudar o mercado de prestação de serviços e veio para ficar.
Facilities Management
Termo surgido nos Estados Unidos por volta da década de 1960 que começou a ganhar espaço no Brasil no ano 2000; o Facilities Management, ou gestão de instalações de trabalho, trabalha o gerenciamento das necessidades de uma edificação e é responsável por assegurar a operação diária dos edifícios.
O Facilities management tem como foco a coordenação de espaços, infraestruturas, pessoas e organizações. Tem como objetivo principal fornecer ao menor custo possível conforto, higiene, segurança, manutenção e infraestrutura para que as pessoas dentro de um ambiente de trabalho possam desempenhar as suas funções de forma produtiva. Está associada à prestação de serviços em escritórios, escolas, centros comerciais e de serviços, indústrias, hospitais, hotéis, condomínios, entre outros.
O gerenciamento de instalações vem ganhando força como ferramenta para manter a qualidade e funcionalidade dos ambientes, sejam eles corporativos ou não. Sob o ponto de vista da empregabilidade, é um mercado que não se reduz em tempos de crise, e se tornou o segundo centro de custos dentro de uma empresa, atrás apenas da área de RH, que inclui a folha de pagamento.
Uma grande empresa poderia focar muito mais em seu core business se pudesse terceirizar os serviços considerados de “apoio”. Quando a empresa terceiriza essas áreas de atividades-meio; como segurança, limpeza, e até mesmo recrutamento de pessoal, dizemos que essa empresa está terceirizando as facilities, ou suas áreas de apoio e instalações. A utilização da terceirização traz diversos benefícios e dentre eles está a redução de custos, que, querendo ou não é um objetivo comum de qualquer empresa. É preciso ter em mente também que, apesar de serem serviços de apoio, eles ainda são fundamentais para o bom andamento de um estabelecimento.
Os serviços prestados pelas áreas que fazem a gestão das instalações de trabalho têm o objetivo de otimizar os processos e simplificar a vida dos contratantes. Ao invés de serem obrigados a selecionar um time completo internamente e ter que lidar com as burocracias que envolvem todo o processo de contratação, essa empresa irá fechar negócio com uma especializada para cuidar de uma ou mais de suas atividades-meio; e será a contratada quem irá se preocupar em designar gerir os profissionais responsáveis pelas atividades a serem executadas.
Quando se contrata um serviço de gestão de instalações, a contratada provê juntamente com o plano de operação de atividades, um gestor. É ele quem direciona os trabalhos, elenca as prioridades e define as melhores soluções para cada problema pontual que venha a aparecer. É ele também quem vai manter o controle de tudo que está sendo realizado. Sua principal função é garantir que tudo esteja funcionando perfeitamente e com todos os colaboradores trabalhando de forma coordenada e eficiente, dentro dos padrões que foram estabelecidos em contrato. As atividades diárias desempenhadas pelos gestores de instalações envolvem aspectos como o controle de qualidade da limpeza do edifício, a supervisão das equipes de manutenção, o levantamento de problemas de conservação de prédios, a análise dos relatórios de segurança, a aprovação do que foi executado pelos prestadores de serviços e a redação de relatórios operacionais.
Os recursos de apoio mais procurados
Hoje em dia, boa parte das empresas de grande porte contrata serviços terceirizados para tratar esta área. Isso se dá por conta da economia proporcionada pelo regime terceirizado, além da facilidade em lidar diretamente com empresas de terceirização do que com colaboradores individuais em múltiplos departamentos.
Geralmente, os recursos de apoio mais procurados são:
Limpeza: a grande campeã, diz respeito à manutenção do espaço físico em geral;
Auxílio administrativo: logística interna, entrega de correspondências, serviço de cópias, reservas e manutenção do espaço físico de salas, portaria e recepção;
Infraestrutura especializada: lida com equipamentos específicos, sistema elétrico, sistemas de refrigeração, etc;
Segurança patrimonial: serviços de escolta de cargas e vigilância nas dependências da empresa;
Recrutamento e seleção: lida com elaboração de processos seletivos, entrevistas com candidatos, treinamentos operacionais específicos e a contratação no caso de aprovação.
Como encontrar a melhor empresa terceirizada?
Como a intenção é reduzir custos e simplificar a relação entre prestadoras de serviço e a contratante, a melhor empresa provedora de serviços terceirizados é aquela que consegue englobar diversas instalações em pacotes personalizados.
Ao invés de contratar uma terceirizada para a limpeza, outra para a manutenção e mais uma para a segurança patrimonial, o ideal é procurar por aquela que tem contatos com todas essas outras, e que serve como mediadora dos processos.
Assim, o gestor de instalações tem seu trabalho simplificado e pode se dedicar à sua principal função: a investigação e controle de melhorias para a empresa.
A gestão de facilities é um trabalho que exige grande cuidado e atenção constante, tanto por parte do gestor quanto da terceirizada contratada para fornecer os serviços. Por isso, escolher a melhor e com maior alcance em recursos é sempre a melhor saída.
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